Régie d’entreprise, responsabilité et transparence

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

L’adoption, en 1994, de la Politique nationale des aéroports a entraîné la création d’administrations aéroportuaires locales partout au Canada. Ces administrations ont vu le jour avec la constitution d’un Conseil d’administration nommé par la collectivité qui a été chargé de surveiller la gestion de l’installation locale.

Le Conseil d’administration de l’Administration de l’aéroport international d’Ottawa suit les lignes directrices, qui font partie des Statuts de l’Administration :

• il comprend des professionnels dont la candidature est proposée par les trois paliers de gouvernement, le milieu et les organisations de gens d’affaires;
• les dirigeants élus et les fonctionnaires ne peuvent être administrateurs;
• chaque administrateur a une obligation fiduciaire envers l’Administration de l’aéroport;
• le Conseil se réunit de huit à dix fois pendant l’année;
• sa responsabilité principale consiste à contrôler la conduite des affaires et à surveiller la gestion afin d’assurer que l’aéroport réalise ses stratégies et atteint ses buts à long terme;
• le Conseil d’administration doit se conformer aux Règles en matière de conflits d’intérêts, au Code de conduite de l’Administration et aux principes d’imputabilité devant le public des administrations aéroportuaires canadiennes.

Chaque administrateur a déposé une déclaration de conflit d’intérêts pour 2018, conformément aux Statuts de l’Administration. Tous les administrateurs se conforment en outre aux Règles en matière de conflits d’intérêts et au Code de conduite dont il est question précédemment.

STATUTS

L’Administration a adopté en 1995 ses Statuts au moment de sa constitution en société, statuts qui ont été modifiés plusieurs fois à travers les années. Selon les Statuts en vigueur, les organes de sélection qui présentent des candidatures au Conseil d’administration formé de 14 membres sont les suivants :

Un administrateur est nommé pour un mandat maximal de trois ans. Un administrateur peut être réélu pour des mandats supplémentaires, mais ne peut être administrateur pour plus de neuf ans.

Les compétences que l’on exige d’un administrateur se trouvent dans les Statuts. Collectivement, les administrateurs doivent avoir de l’expérience en droit, en génie, en comptabilité, en gestion des affaires et en gestion auprès d’un transporteur aérien. De plus, les Statuts comportent des restrictions pour éliminer d’éventuels conflits d’intérêts en raison de liens avec des organes de sélection, ce qui garantit l’indépendance des administrateurs et renforce leurs responsabilités fiduciaires envers l’Administration. Le Comité de la régie d’entreprise a le pouvoir de faire en sorte que les organes de sélection qui proposent des candidats pour siéger au Conseil aient les aptitudes et les compétences nécessaires pour que le Conseil en entier puisse remplir ses fonctions.

Le tableau ci-après représente la composition du Conseil d’administration au 31 décembre 2019.

RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS EN 2019

Honoraires annuels

• Président : 51 591 $
• Président du Comité de vérification : 25 223 $
• Président(e)s des comités : 22 930 $
• Autres administrateurs : 13 758 $

Honoraires par réunion

• 632 $ par réunion
• 229 $ par conférence téléphonique

Comités du Conseil d’administration

Voici la liste des Comités du Conseil d’administration et leur mandat général respectif :

Comité de régie d’entreprise

• superviser et initier les procédures visant la mise en oeuvre de pratiques exemplaires en matière de gouvernance;
• examiner le rapport annuel préparé par le Président;
• instaurer des procédures de mises en candidature, déterminer les ensembles de compétences requises par les candidats et la durée du mandat des candidats sélectionnés;
• évaluer les candidatures proposées et recommander des candidats au Conseil d’administration;
• superviser l’application des règles en matière de conflit d’intérêts aux membres du Conseil d’administration et aux candidats;
• élaborer un processus de nomination pour le Président du Conseil d’administration et superviser le processus en question;
• examiner le processus d’évaluation annuel du Conseil d’administration et toute recommandation de changement s’y rapportant;
• examiner les recommandations du Conseil d’administration concernant la composition des comités du Conseil d’administration et la nomination des présidents de ces comités;
• revoir les changements à la description de tous les comités du Conseil d’administration et recommander s’il y a lieu des changements au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir la rémunération des administrateurs et recommander s’il y a lieu des changements au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir les structures et procédures de l’Administration pour s’assurer que le Conseil d’administration est en mesure de fonctionner de manière indépendante par rapport à la direction.

Comité des grandes infrastructures et de l’environnement

• superviser les grands projets d’infrastructure de l’Administration;
• encadrer les pratiques exemplaires en matière de gestion de l’environnement;
• examiner les rapports et les autres documents liés à la conception, aux coûts, à la qualité, au calendrier d’exécution, aux risques et aux travaux de construction des grands projets d’infrastructure proposés;
• revoir les mises à jour du Plan directeur de l’Administration;
• examiner les plans d’investissement dans l’infrastructure dans le cadre du Plan d’affaires annuel de l’Administration;
• revoir les rapports sur la gestion de l’environnement de l’Administration y compris les dossiers se rapportant au bruit.

Comité de vérification

• aider le Conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités en matière de surveillance, en ce qui a trait aux fonctions de gestion du risque financier, de production de rapports financiers et de vérification;
• examiner l’indépendance et le rendement du vérificateur externe et en rendre compte au Conseil d’administration;
• revoir la sélection, la nomination, la rémunération, le maintien en poste ou la cessation d’emploi du vérificateur externe de l’Administration. Recommander aux membres la nomination d’un vérificateur externe aux fins d’approbation. Veiller à la rotation des associés chargés de la mission de vérification. Le vérificateur externe fait rapport au Comité de vérification;
• revoir annuellement avec le vérificateur externe et la direction les questions se rapportant à la tenue de la vérification annuelle et toute recommandation des vérificateurs au sujet des contrôles;
• revoir annuellement les budgets de fonctionnement et d’immobilisations proposés en vue de soumettre une recommandation au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir les états financiers annuels vérifiés de l’Administration en vue de soumettre une recommandation au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir et approuver les états financiers trimestriels de l’Administration;
• revoir la nomination et le rendement du principal vérificateur interne et toutes les questions se rapportant au plan de travail de la fonction de vérification interne, y compris les rapports importants préparés par le service de vérification interne ainsi que la réaction de la direction à ces rapports et leur suivi;
• superviser les processus de l’Administration relativement à la gestion du risque financier;
• revoir les questions qui ont des répercussions financières importantes sur l’Administration, y compris les exigences et les options de financement et soumettre ses recommandations au Conseil d’administration.

Comité des ressources humaines et de la rémunération

• revoir les plans de relève pour la haute direction;
• revoir la compétitivité et l’adéquation des politiques de l’Administration en ce qui a trait à la rémunération de ses dirigeants, y compris le système de primes, les régimes de pension, les avantages sociaux et tous les autres aspects de la rémunération;
• recommander au Conseil d’administration un régime de rémunération pour les employés exclus de plus que les changements à apporter aux conventions collectives des employés syndiqués;
• examiner régulièrement les principaux paramètres des ressources humaines, notamment les résultats des sondages de satisfaction des employés et les indicateurs de performance clés;
• surveiller la culture de travail organisationnelle de l’Adminstration et recommander des initiatives pour renforcer l’engagement;
• veiller à ce que des politiques et des procédures appropriées soient mises en place en ce qui concerne l’harcèlement en le milieu de travail, et veiller à ce que ces politiques et procédures soient respectées pour tout incident de harcèlement en le milieu de travail;
• surveiller la conformité aux exigences légales en matière d’emploi et de travail.

Le Conseil d’administration peut mettre sur pied de temps à autre d’autres comités spéciaux auxquels siègent des membres du Conseil.

Transparence

Achats et marchés

L’Administration applique des méthodes d’achat transparentes. Les principes d’imputabilité devant le public des administrations aéroportuaires canadiennes et le bail foncier signé par l’Administration prévoient que tous les marchés d’achat de biens, de services et de services de construction dont la valeur dépasse 119 210 $ (75 000 $ en dollars de 1994 rajustés en fonction de l’IPC au 31 décembre 2019) doivent être adjugés à la suite d’un mécanisme public d’appel d’offres concurrentielles ou divulgués dans le rapport annuel de l’Administration, accompagnés des raisons indiquant pourquoi l’Administration n’a pas eu recours à un mécanisme public de concurrence.

Les contrats suivants dépassaient 119 210 $ et n’ont pas été adjugés à la suite d’un processus public d’offres concurrentielles en 2019 :

Grilles salariales des membres de la haute direction

En 2019, l’échelle du salaire annuel de base du président de l’Administration allait de 306 453 et 357 500 $, et celle de chacun des vice-présidents, de 121 963 $ et 246 956 $.

De plus, en vertu du programme de primes d’encouragement de la direction pour les employés non syndiqués, le président et les vice-présidents ont droit à une rémunération conditionnelle à l’atteinte des cibles et objectifs connexes au Plan stratégique de l’Administration à la fin de l’exercice financier.

Redevances et frais

L’Administration annonce 60 jours à l’avance dans les médias locaux tout changement apporté aux frais d’utilisation (sauf les loyers) et justifie l’augmentation indiquée. Ces frais comprennent les redevances aéronautiques facturées aux transporteurs aériens et les frais d’amélioration aéroportuaire (FAA).

Même si l’Administration vise à maintenir à un niveau raisonnable les redevances aéronautiques qu’elle exige des transporteurs aériens, il lui a fallu les rajuster l’occasion. Pour rajuster les redevances et les frais aéronautiques, l’Administration procède entre autres comme suit :

• elle consulte les transporteurs aériens par l’entremise du Comité consultatif des lignes aériennes, leur donne les explications nécessaires et leur communique les calculs montrant comment on est parvenu aux frais en question avant d’imposer tout changement au moins 90 jours avant la date d’entrée en vigueur du changement;
• elle donne aux transporteurs aériens un préavis de 60 jours de l’augmentation des frais.

L’Administration publie les motifs de l’imposition des FAA ou de leur modification. Elle l’a fait la dernière fois lorsqu’elle a annoncé le 14 décembre 2013 qu’elle les porterait à 23 $ à compter du 1^er mars 2014. Les FAA en vigueur doivent servir à payer les travaux et le remboursement de la dette découlant des programmes de construction des grandes infrastructures de l’Administration de l’aéroport.

Le processus de rajustement des FAA est similaire au processus de rajustement des redevances aéronautiques, et donne lieu à un avis public et à une couverture médiatique locale.

Accès public aux documents

Conformément aux principes d’imputabilité devant le public des administrations aéroportuaires canadiennes, l’Administration de l’aéroport international d’Ottawa met à la disposition du public sur rendez-vous et sans frais, les documents suivants pour consultation durant les heures normales d’ouverture de ses bureaux :

• le Plan directeur de l’aéroport en vigueur;
• un sommaire du Plan d’affaires et du Plan stratégique actuels de l’Administration;
• les états financiers annuels les plus récents et ceux de l’exercice précédent de l’Administration, ainsi que les rapports des vérificateurs qui y sont joints (inclus dans le rapport annuel de chaque année);
• ses cinq derniers rapports annuels dont chacun inclut un sommaire général des activités de l’Administration durant l’exercice en question;
• des sommaires des cinq derniers plans d’affaires de l’Administration;
• les statuts constitutifs de l’Administration (ses lettres patentes) et ses Règlements administratifs, y compris toute modification à ces documents;
• toutes les ententes signées sur la cession de l’aéroport;
• un résumé du document d’examen des projections sur cinq ans du rendement de l’Administration.