Régie d’entreprise, responsabilité et transparence

La mission de l’Administration de l’aéroport international d’Ottawa est d’être un leader dans l’offre de services de transport aérien de qualité, sûrs et sécuritaires, durables et abordables à ses clients et aux communautés desservis par l’aéroport et d’être un moteur de croissance économique au sein de la région de la capitale nationale.

Le Conseil d’administration

L’adoption, en 1994, de la Politique nationale des aéroports a entraîné la création d’administrations aéroportuaires locales partout au Canada. Ces administrations ont vu le jour avec la constitution d’un Conseil d’administration nommé par la collectivité qui a été chargé de surveiller la gestion de l’installation locale.

Le Conseil d’administration de l’Aéroport international d’Ottawa suit les lignes directrices, qui font partie des Statuts de l’Administration :

• il comprend des professionnels dont la candidature est proposée par les trois paliers de gouvernement, le milieu et les organisations de gens d’affaires;
• les dirigeants élus et les fonctionnaires ne peuvent être administrateurs;
• chaque administrateur a une obligation de fiduciaire envers l’Administration de l’aéroport;
• le Conseil se réunit de huit à dix fois pendant l’année;
• sa responsabilité principale consiste à contrôler la conduite des affaires et à surveiller la gestion afin d’assurer que l’aéroport réalise ses stratégies et atteint ses buts à long terme;
• le Conseil d’administration doit se conformer aux Règles en matière de conflits d’intérêts, au Code de conduite de l’Administration et aux principes d’imputabilité devant le public des administrations aéroportuaires canadiennes.

Chaque administrateur a déposé une déclaration de conflit d’intérêts pour 2015, conformément aux Statuts de l’Administration. Tous les administrateurs se conforment en outre aux Règles en matière de conflits d’intérêts et au Code de conduite dont il est question précédemment.

Statuts révisés

L’Administration a adopté en 1995 ses Statuts au moment de sa constitution en société, statuts qui ont été modifiés en 2003, en 2010, et de nouveau en 2014 sous le régime de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Selon les Statuts en vigueur, les organes de sélection qui présentent des candidatures au Conseil d’administration formé de 14 membres sont les suivants :

Un administrateur est nommé pour un mandat maximal de trois ans. Un administrateur peut être réélu pour des mandats supplémentaires mais ne peut être administrateur pour plus de neuf ans.

Les qualités que l’on exige d’un administrateur se trouvent dans les Statuts. Collectivement, les administrateurs doivent avoir de l’expérience en droit, en génie, en comptabilité, en gestion des affaires, et en gestion auprès d’un transporteur aérien. De plus, les Statuts comportent des restrictions pour éliminer d’éventuels conflits d’intérêts en raison de liens avec des organes de sélection, ce qui garantit l’indépendance des administrateurs et renforce leurs responsabilités fiduciaires envers l’Administration. Le Comité de la régie d’entreprise a le pouvoir de faire en sorte que les organes de sélection qui proposent des candidats pour siéger au Conseil aient les aptitudes et les compétences nécessaires pour que le Conseil en entier puisse remplir ses fonctions.

Le tableau ci-après représente la composition du Conseil d’administration au 31 décembre 2015.

Rémunération des administrateurs en 2015

Présence aux réunions des comités et du Conseil d’administration

Comités du Conseil d’administration

Voici la liste des Comités du Conseil d’administration et leur mandat général respectif :

Comité de régie d’entreprise

• superviser et initier les procédures visant la mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière de gouvernance;
• examiner le rapport annuel préparé par le président;
• instaurer des procédures de mises en candidature, déterminer les ensembles de compétences requises par les candidats et la durée du mandat des candidats sélectionnés;
• évaluer les candidatures proposées et recommander des candidats au Conseil d’administration;
• superviser l’application des règles en matière de conflit d’intérêts aux membres du Conseil d’administration et aux candidats;
• élaborer un processus de nomination pour le président du Conseil d’administration et superviser le processus en question;
• examiner le processus d’évaluation annuel du Conseil d’administration et toute recommandation de changement s’y rapportant;
• examiner les recommandations du Conseil d’administration concernant la composition des comités du Conseil d’administration et la nomination des présidents de ces comités;
• revoir les changements à la description de tous les comités du Conseil d’administration et recommander s’il y a lieu des changements au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir la rémunération des administrateurs et recommander s’il y a lieu des changements au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir les structures et procédures de l’Administration pour s’assurer que le Conseil d’administration est en mesure de fonctionner de manière indépendante par rapport à la direction.

Comité des grandes infrastructures et de l’environnement

• superviser les grands projets d’infrastructure de l’Administration;
• encadrer les pratiques exemplaires en matière de gérance de l’environnement;
• examiner les rapports et les autres documents liés à la conception, aux coûts, à la qualité, au calendrier d’exécution, aux risques et aux travaux de construction des grands projets d’infrastructure proposés;
• revoir les mises à jour du Plan directeur de l’Administration;
• examiner les plans d’investissement dans l’infrastructure dans le cadre du Plan d’affaires annuel de l’Administration;
• revoir les rapports sur la gestion de l’environnement de l’Administration y compris les dossiers se rapportant au bruit.

Comité de vérification

• aider le Conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités en matière de surveillance, en ce qui a trait aux fonctions de gestion du risque financier, de production de rapports financiers et de vérification;
• examiner l’indépendance et le rendement du vérificateur externe et en rendre compte au Conseil d’administration;
• revoir la sélection, la nomination, la rémunération, le maintien en poste ou la cessation d’emploi du vérificateur externe de l’Administration. Recommander aux membres la nomination d’un vérificateur externe aux fins d’approbation. Veiller à la rotation des associés chargés de la mission de vérification. Le vérificateur externe fait rapport au Comité de vérification;
• revoir annuellement avec le vérificateur externe et la direction les questions se rapportant à la tenue de la vérification annuelle et toute recommandation des vérificateurs au sujet des contrôles;
• revoir annuellement les budgets de fonctionnement et d’immobilisations proposés en vue de soumettre une recommandation au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir les états financiers annuels vérifiés de l’Administration en vue de soumettre une recommandation au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
• revoir et approuver les états financiers trimestriels de l’Administration;
• revoir la nomination et le rendement du principal vérificateur interne et toutes les questions se rapportant au plan de travail de la fonction de vérification interne, y compris les rapports importants préparés par le service de vérification interne ainsi que la réaction de la direction à ces rapports et leur suivi;
• superviser les processus de l’Administration relativement à la gestion du risque financier;
• revoir les questions qui ont des répercussions financières importantes sur l’Administration, y compris les exigences et les options de financement et soumettre ses recommandations au Conseil d’administration.

Comité des ressources humaines et de la rémunération

• revoir les plans de relève pour la haute direction;
• revoir la compétitivité et l’adéquation des politiques de l’Administration en ce qui a trait à la rémunération de ses dirigeants, y compris le système de primes, les régimes de pension et d’avantages sociaux et tous les autres aspects de la rémunération;
• recommander au Conseil d’administration un régime de rémunération pour les employés exclus ainsi que les changements à apporter aux conventions collectives des employés syndiqués;
• revoir les résultats du sondage triennal sur la satisfaction des employés.

Le Conseil d’administration peut mettre sur pied de temps à autre d’autres comités spéciaux auxquels siègent des membres du Conseil.

Responsabilité

L’Administration a pour principe de rendre compte de ses activités à la collectivité et de pratiquer la transparence dans ses relations avec ses partenaires en affaires et ses clients. Le mandat de l’Administration, tel qu’énoncé dans ses statuts de maintien, constitue la norme par rapport à laquelle il est possible de mesurer le rendement de l’Administration.

Le mandat de l’Administration est le suivant :

• assurer la gestion, l’exploitation et le développement de l’Aéroport international Macdonald-Cartier d’Ottawa qui lui est loué à bail par Transports Canada, ainsi que de tout autre aéroport de la région de la capitale nationale dont l’Administration pourrait devenir responsable, de façon sûre, sécuritaire, efficiente, rentable et viable sur le plan financier en imposant des frais d’utilisation de l’aéroport raisonnables et en accordant un accès équitable à tous les transporteurs;
• entreprendre et promouvoir la mise en valeur des terrains de l’aéroport dont elle est responsable à des fins compatibles avec les activités de transport aérien;
• agrandir les installations de transport et générer une activité économique d’une manière qui soit compatible avec les activités de transport aérien;

Dans la réalisation de sa mission, l’Administration consulte régulièrement les autorités gouvernementales et communautaires sur les questions qui touchent l’exploitation et le développement des aéroports dont elle est responsable et ne s’engage que dans des activités qui sont compatibles avec sa mission.

L’Administration rend compte de ses activités à la collectivité de nombreuses façons :

• en publiant un rapport annuel;
• en organisant une assemblée publique annuelle;
• en organisant une assemblée annuelle avec les organes de sélection;
• en établissant les comités consultatifs suivants ou en leur rendant des comptes :
  • Comité sur le bruit de l’aéroport
  • Comité consultatif des lignes aériennes
  • Comité des opérations de l’aéroport
  • Comité consultatif communautaire
  • Comité de la sécurité côté piste
• en tenant des réunions ou des consultations avec des dirigeants municipaux locaux;
• en tenant des consultations publiques détaillées sur le renouvellement périodique du Plan directeur de l’aéroport, qui a été mis à jour en 1998 et de nouveau au début de 2008, et du Plan d’utilisation du sol, dont la dernière mise à jour remonte à 2008 et que le ministre des Transports a approuvé en 2009;
• en tenant un site Web d’entreprise à yow.ca.

L’Administration doit également se prêter à un examen de son rendement au moins une fois tous les cinq ans, conformément au bail foncier que l’Administration a signé avec Transports Canada. Cet examen de rendement a eu lieu la dernière fois en avril 2012.

Transparence

Achats et marchés

L’Administration applique des méthodes d’achat transparentes. Les principes d’imputabilité devant le public des administrations aéroportuaires canadiennes et le bail foncier signé par l’Administration prévoient que tous les marchés d’achat de biens, de services et de services de construction dont la valeur dépasse 110 900 $ (75 000 $ en dollars de 1994 rajustés en fonction de l’IPC au 31 décembre 2014) doivent être adjugés à la suite d’un mécanisme public d’appel d’offres concurrentielles ou divulgués dans le rapport annuel de l’Administration, accompagnés des raisons indiquant pourquoi l’Administration n’a pas eu recours à un mécanisme public de concurrence.

Les contrats suivants dépassaient 110 900 $ et n’ont pas été adjugés à la suite d’un processus public d’offres concurrentielles en 2015 :

Grilles salariales des membres de la haute direction

En 2015, l’échelle du salaire annuel de base du président de l’Administration allait de 250 000 $ à 300 000 $, et celle de chacun des vice-présidents, de 135 000 $ à 216 000 $.

De plus, en vertu du programme de primes d’encouragement de la direction pour les employés non syndiqués, le président et les vice-présidents ont droit à des primes de rendement raisonnables en fonction de l’atteinte des cibles et objectifs connexes au Plan stratégique de l’Administration.

Redevances et frais

L’Administration annonce 60 jours à l’avance dans les médias locaux tout changement apporté aux frais d’utilisation (sauf les loyers) et justifie l’augmentation indiquée. Ces frais comprennent les frais de stationnement, les redevances aéronautiques facturées aux transporteurs aériens et les frais d’amélioration aéroportuaire (FAA).

Même si l’Administration vise à maintenir à un niveau stable les redevances aéronautiques qu’elle exige des transporteurs aériens, il lui a fallu les rajuster à quelques occasions. Pour rajuster les redevances et les frais aéronautiques, l’Administration procède entre autres comme suit :

• elle consulte les transporteurs aériens par l’entremise du Comité consultatif des lignes aériennes, leur donne les explications nécessaires et leur communique les calculs montrant comment on est parvenu aux frais en question avant d’imposer tout changement au moins 90 jours avant la date d’entrée en vigueur du changement;
• elle donne aux transporteurs aériens un préavis de 60 jours de l’augmentation des frais.

L’Administration publie les motifs de l’imposition des FAA ou de leur modification. Elle l’a fait la dernière fois lorsqu’elle a annoncé le 14 décembre 2013 qu’elle les porterait à 23 $ à compter du 1er mars 2014. Les FAA en vigueur doivent servir à payer les travaux et le remboursement de la dette découlant des programmes de construction des grandes infrastructures de l’Administration de l’aéroport.

Le processus de rajustement des FAA est similaire au processus de rajustement des redevances aéronautiques, et donne lieu à un avis public et à une couverture médiatique locale.

Accès public aux documents

Conformément aux principes d’imputabilité devant le public des administrations aéroportuaires canadiennes, l’Administration de l’aéroport international d’Ottawa met à la disposition du public sur rendez-vous et sans frais, les documents suivants pour consultation durant les heures normales d’ouverture de ses bureaux :

• le Plan directeur de l’aéroport en vigueur;
• un sommaire du Plan d’affaires et du Plan stratégique actuels de l’Administration;
• les états financiers annuels les plus récents et ceux de l’exercice précédent de l’Administration, ainsi que les rapports des vérificateurs qui y sont joints (inclus dans le Rapport annuel de chaque année);
• ses cinq derniers Rapports annuels dont chacun inclut un sommaire général des activités de l’Administration durant l’exercice en question;
• des sommaires des cinq derniers plans d’affaires de l’Administration;
• les statuts de prorogation de l’Administration et ses Règlements administratifs, y compris toute modification à ces documents;
• toutes les ententes signées sur la cession de l’aéroport;
• un résumé du document d’examen quinquennal du rendement de l’Administration.

Pour communiquer avec l’Administration

Il y a plusieurs façons de communiquer avec l’Administration pour lui faire part de commentaires :

• soumettre ses questions, ses commentaires ou ses préoccupations sur le site Web de l’Administration à www.yow.ca;
• remplir une carte de commentaires pour la clientèle disponible aux deux comptoirs d’information de l’aéroport;
• composer les numéros des renseignements généraux, soit le 613 248-2125 ou le 613 248-2141;
• composer le numéro de la ligne d’information sur le bruit, soit le 613 248-2023;
• appeler des services en particulier de l’Administration de l’aéroport ou leur écrire, à l’adresse suivante :
  Bureau 2500, 1000, privé Airport Parkway,
  Ottawa, ON Canada K1V 9B4;
• transmettre par télécopie ses questions, ses commentaires ou ses préoccupations au 613 248-2068;
• twitter.com/flyyow;
• facebook.com/flyyow.

Tous les trois mois, l’Administration mène également dans l’aérogare des sondages sur la satisfaction de ses clients.

L’Administration a comme règle d’or de répondre le plus rapidement possible à toutes les questions, commentaires et préoccupations qui lui sont communiqués.